Bel ons : +32 16 27 04 51 Noodnummer : 0900 25035 Contacteer ons

Immotrap

Aanmelden

Gebouwbeheer, onze zorg

Vraag Je Offerte Aan

Onze Diensten

Je bent op zoek naar een professionele syndicus die je kan bijstaan voor het beheer van de gemeenschappelijke delen van een appartementsgebouw. Of je bent eigenaar van één of meerdere eigendommen en geeft de verhuur ervan liever uit handen? Immotrap kan je bijstaan als syndicus en als rentmeester.

Syndicus, beheer van gemene delen

Onderhoud en kosten van een flatgebouw vormen vaak het grote discussiepunt onder de bewoners. Merk je dat je huidige syndicus al meerdere algemene vergaderingen in de wind slaat. Dat de huidige syndicus de discussie rond kosten en onderhoud van de gang, gevel of modernisering van de lift op de baan schuift. Dan is de tijd rijp om te veranderen van syndicus.
Meer weten?

Rentmeesterschap, beheer van privatieve delen

Je ziet het bos door de bomen niet meer bij het opvolgen van verschillende eigendommen. Je hebt nood aan een expert die zich inwerkt op vlak van wetgeving, inning, indexering van huurgelden. Je wilt kunnen terugvallen op een expert om de herstellingswerken op te volgen. Wij zorgen ervoor dat jij geniet van het maximale rendement van jouw vastgoed portefeuille.
Meer weten?

Syndicus

Syndicus, beheerder van jouw mede-eigendom

Onderhoud en kosten van een flatgebouw vormen vaak het grote discussiepunt onder de bewoners. Merk je dat je huidige syndicus al meerdere algemene vergaderingen in de wind slaat. Dat de huidige syndicus de discussie rond kosten en onderhoud van de gang, gevel of modernisering van de lift op de baan schuift. Dan is de tijd rijp om te veranderen van syndicus.

Onze hands-on en persoonlijke aanpak zorgen ervoor dat we jou bij het dagdagelijks beheer van de gemene delen van het appartementsgebouw helpen. Gaat het nu over bestaande gebouwen of een nieuwbouw project. Wij ontzorgen jou op administratief, financieel en technisch vlak van jouw gemeenschappelijke delen. Wij stellen ze één voor één aan jou voor.

Administratief beheer

Wanneer wij samen opstarten, nemen wij de administratie volledig over via jouw persoonlijke dossierbeheerder. Met het digitaal iSyndix platform doorlopen we alle stappen om het dossier overzichtelijk op te maken. Ook jij kan dit opvolgen via je eigen gebouwportaal.
Het administratieve dossier omvat alle in- en uitgaande documenten die betrekking hebben op het beheer van de gemeenschappelijke delen van jouw gebouw. Wij houden de eigenaars- en bewonersgegevens bij en passen deze aan bij verkoop of verhuis. Wij digitaliseren as-built-, postinterventiedossiers en keuringen, waardoor je deze op elk moment kan raadplegen.
Het onderhandelen en afsluiten van overeenkomsten (voor onderhouds-, herstellingswerken en keuringen) behoort ook tot onze taken. Wij nemen een coördinerende rol op ons in gerechtelijke procedures. Ook de coördinatie en de opmaak van EPC-attesten voor de gemene delen, dat sinds 1 januari 2022 verplicht is door de Vlaamse Overheid, maakt deel uit van het administratief beheer. Elke samenwerking omvat het voorbereiden en houden van de jaarlijks terugkerende algemene vergadering.

Financieel beheer

Elke VME heeft naast een dossierbeheerder, ook een financieel expert. Dit is nodig voor de goede opvolging van voorschotten, achterstallen of rekeningnummers. Jouw financieel expert staat je bij als je vragen hebt omtrent betalingen, de kostenverdeling per kavel. Hij/zij licht je toe over de jaarrekening en vraagt een reservefonds en werkkapitaal op.

Technisch beheer

Onze klusjesdienst lost in eerste lijn technische problemen en vragen in en rond het gebouw op. Wij beschikken over een 24/7 noodnummer waarop je terecht kan in geval van defect van liften, lek,... Merken we dat wij nood hebben aan ondersteuning van gespecialiseerde firma's (loodgieters, elektriciens,…), dan vragen wij offertes op. Wij nemen een coördinerende rol op bij uit te voeren werken in het kader van renovatiewerken.

iSyndix digitaliseert de gemeenschappelijke delen

Immotrap zorgt dat de mede-eigenaars op elk moment worden bijgestaan. Dit doen we op administratief, financieel en technisch vlak. Het ontzorgen is onze taak, maar Immotrap streeft naar transparantie. Dit doen we door toegang te geven tot iSyndix, het zelf ontworpen gebouw- en beheerpakket. Hiermee kan je het reilen en zeilen van je VME opvolgen. Wij archiveren alle belangrijke documenten van jouw pand. Denk maar aan :
  • De bewonersfiche van elke huurder
  • De eigenaarsfiche van elke eigenaar
  • Het reglement van Interne Orde
  • De rapporten van de Algemene Vergaderingen
  • De presentaties en budgetten die worden gegeven tijdens de Algemene Vergaderingen
  • De verslagen van Raden van Mede-eigenaars
  • De lopende contracten met leveranciers voor uit te voeren werken
  • Lopende werken en uitvoerders hiervan
  • De post-interventie dossiers (plannen, …)
Verder beheren we de inkomsten en de uitgaven van de VME tijdens het jaar en zorgen we dat alle facturen tijdig betaald worden. Tijdens de Algemene vergaderingen rapporteren we over de financiële stand van zaken. Via iSyndix kan elke eigenaar en bewoner de financiële toestand raadplegen
Login op iSyndix

Ben je op zoek naar een nieuwe syndicus?


Vraag hier vrijblijvend je offerte aan

Rentmeester

Rentmeesterschap – as a private service!

Je ziet het bos door de bomen niet meer bij het opvolgen van verschillende eigendommen. Je hebt nood aan een expert die zich inwerkt op vlak van wetgeving, inning, indexering van huurgelden. Je wilt kunnen terugvallen op een expert om de herstellingswerken op te volgen. Wij zorgen ervoor dat jij geniet van het maximale rendement van jouw vastgoed portefeuille.

Bij rentmeesterschap focussen we op alle privatieve delen. Wij kunnen voor jou een flat, studio of appartement in een appartementsgebouw beheren, maar ook meerdere eigendommen. Daarnaast kunnen huizen, handelspanden, appartementen, garages... deel uit maken van het rentmeesterschap.

Administratief beheer

Dit houdt in dat wij als rentsmeester:

  • een strenge huurselectie hanteren op basis van uw verwachtingen. Wij koppelen dan ook regelmatig met jou terug zodat je op de hoogte blijft.
  • alle administratie die gepaard gaat met de huurovereenkomst zoals de opmaak van de huurcontracten, de plaatsbeschrijving, de huurwaarborg… volgen wij op
  • alle opvolging van het naleven van de huurovereenkomst zoals betalingen, uitvoeren van periodieke onderhoudsovereenkomsten voor aanwezige installaties,…
  • verzekeringspolissen beheren, opvolgend op vlak van vervaldata…
  • alle contacten met de huurders onderhouden bij mogelijk vragen
  • bemiddelen in geval van disputen met huurder(s). Indien nodig nemen wij ook contact op met een extern juridisch adviseur.
  • Op regelmatige basis rapporteren naar de eigenaar

Financieel beheer

Dit houdt in dat wij als rentsmeester:

  • De huurgelden innen en doorstorten naar de eigenaar.
  • Alle mogelijke kosten (zoals deze van de syndicus, energie,…) doorrekenen
  • Een automatische indexatie toepassen
  • Het rendement voor jou berekenen van je gebouw
  • Bij achterstallen vanaf twee weken aanmaningen uitsturen
  • Begeleiding van de eigenaar bij rechtzaken.
  • Opstart van incassobureau bij onbetaalde huur vanaf de tweede maand van wanbetaling (kostprijs 10% op de ontvangen betalingen)

Technisch beheer

Dit houdt in dat wij als rentsmeester:

  • Het onderhoud van centrale verwarmingsinstallaties, sanitaire installaties, waterverzachters, … opvolgen
  • Kleine of grote herstellingswerken opvolgen, indien de eigenaar hiervoor een volmacht verleend
  • Prijsoffertes opvragen en vergelijken voor herstellings- of renovatiewerken en bestellen mits akkoord van de eigenaar
  • Een permanentiedienst ter beschikking hebben, met een noodnummer na de werkuren en in het weekend
  • Aanwezig zijn bij verzekeringsexpertises.

Rentio digitaliseert jouw vastgoedportefeuille

Als rentmeester zorgen wij ervoor dat je zorgeloos jouw vastgoed portefeuille kan opvolgen. Wij beheren jouw portefeuille via het Rentio platform, een applicatie voor de vastgoedverhuur. Dit platform is toegankelijk via je laptop en smartphone. Via het Rentio platform is het mogelijk voor de beheerder om een overzicht te geven van de kandidaat huurders aan de verhuurder. Met Rentio maakt je rentmeester een compleet huurdossier op. Hierin tref je het up-to-date huurcontract, de digitale huurwaarborg, de plaatsbeschrijving…
De beheerder is in staat om de betalingen van de huurgelden en de automatische indexeringen vlot op te volgen. Via de takenmodule op het Rentio platform volgen de eigenaar en de beheerder mogelijke meldingen van problemen in de panden. Ook de opvolging van verplichte attesten en verzekeringen is via het Rentio platform overzichtelijk. Ook het communiceren tussen huurders, eigenaar en beheerder blijft overzichtelijk en wordt gearchiveerd. Discussies worden hierdoor vermeden.

Login op Rentio

Ben je overtuigd? Wil je met ons samenwerken voor het rentmeesterschap?

Vraag hier vrijblijvend je offerte aan

Over Ons

Waarom Immotrap?

Dat het leven niet altijd rozengeur en maneschijn is, weten we uit onze ervaring in het beheer van meer dan 100 gebouwen. Het leven in mede-eigendom loopt niet altijd gesmeerd. Communicatie en opvolging tussen mede-eigenaars en syndicus is ontzettend belangrijk, zeker als het gaat over de gemeenschappelijke delen. Wij zien het als onze taak om de gemeenschappelijke delen van alle mede-eigenaars zo goed mogelijk te beheren. Onze experten nemen de administratieve, financiële en technische zorgen op zich, waardoor jij zorgeloos kan samenleven in gemeenschap.

Jouw gebouw in onze zorgende handen

Bij Immotrap kan je bogen op meer dan 20 jaar ervaring als professioneel syndicus en rentmeester. Je kan bij ons terecht voor het beheer van de gemeenschappelijke delen van jouw gebouw in de regio Leuven en Vlaams-Brabant. De doorgedreven persoonlijke aanpak van ons professionele en proactieve team helpt je bij het beheer van appartementen in mede-eigendom. Dat doen we steeds met onze 3 kernwaarden in het achterhoofd: persoonlijk contact, transparantie van kostenstructuur en respect.

3 Kernwaarden

  • 01 Persoonlijk contact

    Onze experten handelen als vertrouwenspersoon en werken in alle confidentialiteit. Je kan bij hen terecht voor al je vragen omtrent het beheer van jouw gebouw. Gaat het nu over de administratie, de technische, financiële als communicatieaangelegenheden. Je wordt in alle vertrouwen bijgestaan.

  • Het leven in een appartementsgebouw brengt kosten met zich mee. Gelukkig worden deze kosten gedeeld onder de mede-eigenaars. Immotrap zorgt ervoor dat de kostenstructuur zo transparant mogelijk is. Wij maken een betaalbaar budget op dat jaarlijks tijdens de Algemene Vergadering wordt voorgesteld. Samen beslissen we tijdens deze Algemene Vergadering over de dagelijkse werkingskosten, de investeringen en de wettelijk bepaalde reserve. De eigenaars ontvangen tussentijdse opvragingen o.b.v. de genomen beslissingen.

    iSyndix, al jouw documenten binnen handbereik

    Om dit allemaal vlot te kunnen laten verlopen, werkte Immotrap aan een eigen webplatform iSyndix genaamd. Elk gebouw heeft een eigen gebouwportaal, langs waar we communiceren met de mede-eigenaars en bewoners. Documenten, uitnodigingen tot Algemene Vergaderingen, nieuwsitems, melding van defecten... beheren we via dit digitaal portaal. iSyndix is in volle ontwikkeling en zal in de komende jaren je nog meer ondersteuning geven. Wij zullen je regelmatig op de hoogte brengen van nieuwe ontwikkelingen.

  • Immotrap is ondertussen meer dan 20 jaar actief. Dit hebben wij te danken aan elke eigenaar waarmee wij elke dag in gesprek zijn. Wij respecteren elke eigenaar en ook binnen onze kantoren trekken wij werknemers aan met een gedegen know-how. Gaat het nu over de dossierbeheerder, de boekhouder, de klusjesman,... of wie dan ook. Wederzijds respect is de basis voor wat Immotrap staat: een stabiel en degelijk bedrijf.

 

Wie zijn je collega's?

Ontdek onze gedreven en betrokken medewerkers binnen het kantoor

Onze voorgeschiedenis

Twintig jaar geleden werd het boekhoudkantoor CRS door Pascale Roekens en haar vader opgericht. De Riverside – bekend als  het gebouw Amelinckx Leuven – naast OHL in Leuven, werd hun uitvalsbasis. Riverside werd het eerste gebouw in beheer van het boekhoudkantoor. Hiervoor werd de vennootschap Immotrap opgericht dat samen met Pascale, haar vader en de heer Trappeniers werd opgericht. Na vijf jaar groeide het aantal gebouwen in beheer. Na enkele jaren scheidden de paden van Pascale Roekens en Dhr. Trappeniers. Pascale bleef en zocht versterking om het goed draaiende boekhoudkantoor verder te zetten. In Annick Vander Elst vond ze een stevige rechterhand.   

Pascale en Annick vormen samen het huidige fundament van Immotrap. Zij kozen ervoor om Immotrap te behouden als naam. Bij de verdere uitbouw van hun kantoor specialiseerden ze zich meer en meer als syndicus. Ze trokken dan ook experten aan om het beheer zowel administratief, financieel als technisch op te volgen. Op vraag van meerdere eigenaars met een vastgoed portefeuille werd ook het rentmeesterschap opgenomen als diensten.

Onze dossierbeheerders, boekhoudkundige en financiële specialisten vormen samen een hecht team die ervoor zorgen dat het beheer van gemeenschappelijke en privatieve delen zo goed mogelijk worden opgevolgd.   

Ons team draagt onze drie kernwaarden: persoonlijk contact, transparantie van de kostenstructuur en respect voor elkaar hoog in het vaandel.

Wil je met ons samenwerken?

De syndicus is in contact met heel verschillende partijen. Dat maakt het dan ook boeiend en interessant. Wij werken samen met de mede-eigenaars, bewoners , notarissen, immo-makelaars, nieuwe eigenaars,

Als mede-eigenaar en bewoner

Als mede-eigenaar aangesloten bij Immotrap kan je heel wat documenten raadplegen op het gepersonaliseerde gebouwportaal iSyndix van jouw VME. Met een eigen gekozen mailadres en paswoord krijg je toegang tot je gebouwportaal. Deze documenten zijn hierop beschikbaar voor de mede-eigenaar:

  • De statuten van de VME:
    • De Basisakte
    • Het Reglement van Interne Orde
  • Jouw persoonlijke overzicht van het werk- en reservekapitaal en jouw afrekeningen zijn hier op te volgen
  • De verslagen van algemene vergaderingen van de VME, Buitengewone Algemene Vergaderingen,…
  • De uitnodigingen voor de (Buitengewone) Algemene Vergaderingen
  • Berichten over verhuis, poets, eventuele geplande werken,…
  • Lopende offertes en contracten met vakmannen
  • Ook alle meldingen van storingen, lekken… kunnen via deze weg gemeld worden. Op die manier kan je volgen of bvb. de melding van een defecte lift reeds gebeurd is door één van de mede-eigenaars
  • Alle attesten en keuringen van installaties die zich bevinden in de gemene delen van het gebouw zijn raadpleegbaar
  • Ook postinterventiedossiers bij gebouwen jonger dan 1 mei 2001 zijn hier terug te vinden
  • Een overzicht van alle opvragingen en eindafrekeningen

Ook bewoners zoals huurders krijgen toegang tot informatie op het gebouwportaal. Het aantal gegevens die wordt verstrekt, verschilt wel van mede-eigenaars.

Bekijk hier jouw gepersonaliseerde gebouwportaal

Als notaris, immo-makelaar of bestaande eigenaar

Als notaris, immo-makelaar of bestaande eigenaar gelieve de wettelijke aanvragen in te dienen bij ons kantoor.

Als bouwpromotor

Bij een nieuwbouwproject stelt de bouwpromotor een paar weken voor de oplevering van de gemeenschappelijke delen de eerste syndicus aan. Het mandaat van de eerste syndicus is beperkt in duur en vervalt van rechtswege op de eerste algemene vergadering van de vereniging van mede-eigenaars.
De eerste syndicus treedt op als raadgever en zal het project opvolgen en de belangen van de (toekomstige) mede-eigenaars behartigen voor de gemeenschappelijke delen van het appartementsgebouw. Tijdens de eerste algemene vergadering vervalt het mandaat van de eerste syndicus en beslissen de mede-eigenaars of de syndicus het beheer van het appartementsgebouw mag verder uitvoeren of niet. Op dat moment staat hen ook vrij om een andere syndicus te kiezen.

Ben jij bouwpromotor? En wil jij Immotrap als eerste syndicus? Contacteer ons

Als leverancier

Het is voor ons van belang om met leveranciers een goed contact te houden. Gaat het nu om een bouwfabrikant, een installateur (dakwerkers, gevelreinigers, zonweringplaatsers, elektro-installateurs,…), een EPC verslaggever, een architect,… Met al deze specialisten houden wij contact zodat wij als beheerder steeds kunnen terugvallen op gedegen kennis voor alle appartementsgebouwen die wij beheren.

Ben jij als leverancier een toegevoegde waarde voor ons? Contacteer ons

Als medewerker

Ook als medewerker ben jij belangrijk. In de hectiek van de elke dag is daar niet altijd tijd voor. Maar de inzet die onze werknemers elke dag tonen, heeft geleid naar de groei die we vandaag kennen.
Groei betekent ook groeipijnen. Steevast werken we eraan om na te denken hoe we binnen onze huidige ploeg onze processen kunnen verbeteren. Deels doen we dit via een online tool die ervoor zorgt dat we alle stappen in het dossier goed kunnen opvolgen.
Naast een geautomatiseerde tool hebben we ook de juiste mensen – zeg maar experten – nodig aan boord van Immotrap. Gaat het nu om een dossierbeheerder, een boekhouder, een technieker, een administratief wonder… Alles staat of valt met de dagelijkse wilskracht om onze contactpersonen verder te helpen.

Nieuws

Lees alle berichten

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen in een notedop

Selecteer uit één van de categoriën

Contact en openingsuren

Tel.:

Tijdens de kantooruren:
016/270451
Na de kantooruren:
Noodnummer: 0900-25035
(0,50 cent/min, enkel binnenland) info over 0900-nummer

Adres:

Tervuursevest 23/0001,3001 Heverlee