Dit privacy beleid legt uit hoe IMMOTRAP omgaat met de persoonsgegevens van haar klanten, natuurlijke personen, en alle andere natuurlijke personen die met IMMOTRAP in contact staan (hierna ‘u’ genoemd).

Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.

IMMOTRAP hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert ten volle uw persoonlijke levenssfeer. IMMOTRAP behandelt en beschermt uw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft IMMOTRAP evident de wet na, momenteel de Belgische wet van 8 december 1992 en vanaf 25 mei 2018 de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.

Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.

Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van IMMOTRAP op dit gebied kent en begrijpt.

Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar op onze website. Wij zullen u op de hoogte brengen via de gebruikelijke communicatiekanalen indien er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.

IMMOTRAP is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens. Haar coördinaten zijn: IMMOTRAP, Tervuursevest 23 Bus 0001, 3001 Heverlee, KBO BTW 0470.704.673 immotrap@isyndix.be 016 27 04 51.

IMMOTRAP is dan ook uw gesprekspartner en is diegene die ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van uw persoonsgegevens. IMMOTRAP bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.

IMMOTRAP kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om uw persoonsgegevens namens IMMOTRAP en volgens de instructies van IMMOTRAP te verwerken in overeenstemming met dit privacy beleid. Enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijke zijn zullen aan deze dienstverleners worden doorgegeven (hierna de ‘verwerkers van IMMOTRAP’ genoemd).

Hieronder wordt een overzicht gegeven van de categorieën van persoonsgegevens die IMMOTRAP kan verwerken. Het is mogelijk dat ook andere gegevens worden verwerkt indien die nodig of nuttig zijn voor de voortzetting van de contractuele relatie met IMMOTRAP.

Hierbij wordt de context aangegeven waarin IMMOTRAP deze gegevens verkrijgt of verwerkt. Deze tabel moet samen gelezen worden met de beschrijving van de doeleinden waarvoor IMMOTRAP de gegevens verwerkt.

IMMOTRAP verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.

IMMOTRAP verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hier onder beschreven doeleinden. IMMOTRAP zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt.

IMMOTRAP verwerkt uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:

• Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op IMMOTRAP rusten
• Om een contract met u uit te voeren of om op uw verzoek vóór de sluiting van dit contract bepaalde maatregelen te nemen
• Voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van IMMOTRAP, waarbij deze belangen met uw grondrechten en fundamentele vrijheden wordt afgewogen
• In specifieke gevallen, met uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie; deze toestemming kan u op elk moment in overeenstemming met de wet intrekken.

IMMOTRAP dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat IMMOTRAP moet samen te werken met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen overmaakt.

Hieronder vallen onder meer:

• De verplichting om bij te dragen aan het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme
• De verplichting die aan een syndicus worden opgelegd aangaande het beheer van mede-eigendommen
• De verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en gerechtelijke autoriteiten

De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor IMMOTRAP uw gegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.

Alvorens contracten te sluiten dient IMMOTRAP soms bepaalde gegevens verkrijgen en verwerken, met name om onder andere :

• Te reageren op uw verzoek,
• U bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij de sluiting van het contract
• Een verzoek op te volgen, de geschiktheid te evalueren en de risico’s met betrekking tot een mogelijk contract in te schatten,
• Uw bemiddelingsopdracht te vervullen

De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor IMMOTRAP uw gegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.

In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient IMMOTRAP een aantal gegeven te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.

In dit kader kunnen uw gegevens intern binnen IMMOTRAP worden verzonden naar diverse afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaald contract.

Meer bepaald verwerkt IMMOTRAP uw gegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:

• Beheer van lopende contracten / bestelde diensten
• Centraal management en algemeen beeld van de klanten
• Het beheer van uw vastgoed
• Het beheer van de mede-eigendom waarin u mede-eigenaar bent

IMMOTRAP kan uw persoonsgegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de uitvoering van contracten.

IMMOTRAP verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft IMMOTRAP ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.

Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:

• Het personaliseren van de diensten van IMMOTRAP
• De verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende dienst door:
• Evaluatie en verbetering van processen, met inbegrip van campagnes, simulaties en verkoop, door middel van verschillende middelen zoals statistische analyse, tevredenheidsonderzoeken en diverse andere zoekmethodes
• o Verbetering van bestaande (of in ontwikkeling zijnde) producten van IMMOTRAP, op basis van enquêtes bij klanten van IMMOTRAP, statistieken, tests en feedback van klanten via sociale netwerken (Twitter, facebook) gekoppeld aan IMMOTRAP,
• Toezicht op de activiteiten van IMMOTRAP, met inbegrip van de omvang van de omzet, het aantal afspraken in onze kantoren, het aantal oproepen en bezoeken aan de website van IMMOTRAP, de aard van de gestelde vragen van klanten etc.
• Het voorbereiden van studies en statistieken, waarbij wordt gebruik gemaakt van anonimisering en pseudonimisering van de betrokkenent
• De opleiding van ons personeel door middel van het gebruik van praktijkvoorbeelden ter illustratie, met inbegrip van het opnemen van bepaalde telefoongesprekken,
• Het gebruik van cookies om het gebruiksgemak van de bezoekers van haar website te verbeteren. Meer informatie over de werking van cookies en de mogelijkheden om het gebruik van cookies te beperken en ze te verwijderen, vindt u in ons Cookies Beleid.
• Het bewaren van bewijsmateriaal (archieven)
• De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van IMMOTRAP of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of geschillen.

IMMOTRAP voert een klantensegmentatie uit – in het bijzonder naargelang uw behoeften – om u bijvoorbeeld geschikte panden en/of diensten aan te bieden die overeenstemmen met uw professionele en persoonlijke situatie. Daartoe kan IMMOTRAP onder meer:

• De diensten die u reeds gebruikt en uw sociodemografische gegevens beoordelen (leeftijd, familiale samenstelling, inkomsten enz.)
• Uw gedrag analyseren via verschillende kanalen (bezoeken/meetings, e-mails, bezoek aan de website, berichten via onze website), uw voorkeuren afleiden en hierdoor de informatie en de internetpagina’s die u hebt bezocht personaliseren,
• De advertenties op de webpagina’s aanpassen zodat ze voldoen aan de interesse die u heeft aangetoond via uw gedrag op onze website, sociale netwerken, in een kantoor of elders (bvb. bij gebeurtenissen waar IMMOTRAP aanwezig was),
• Het invullen van formulieren vereenvoudigen door bepaalde velden al in te vullen met reeds bekende gegevens en u te vragen de nauwkeurigheid van deze gegevens te verifiëren en indien nodig bij te werken,
• De sleutelmomenten beoordelen waarvoor bepaalde diensten u het beste zouden uitkomen
• U gepersonaliseerde advertenties versturen per post, of telefoon

IMMOTRAP kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens (namelijk uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres) verwerken om u persoonlijke informatie, advertenties of voorstellen toe te sturen via directe marketing of nieuwsbrieven. In dit geval dient IMMOTRAP eerst uw specifieke toestemming te vragen.

Door dit privacy beleid te aanvaarden, geeft u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing doeleinden én het versturen van elektronische reclame.

IMMOTRAP behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.

IMMOTRAP kan uw gegevens toezenden aan andere entiteiten binnen haar groepsverband in binnen en buitenland, met name aan de andere entiteiten van de groep die IMMOTRAP bijstaan bij de uitvoering, het beheer en de controle van de activiteiten, met inbegrip van rapportage, ondersteuning en computer beveiliging of het aanbieden van specifieke diensten en producten.

In sommige gevallen is IMMOTRAP bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:

• Overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om informatie over te maken
• Gerechtelijke onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek

IMMOTRAP draagt uw gegevens tevens over aan specifieke dienstverleners om te helpen met :

• Het ontwerpen en onderhouden van computerapparatuur en internetapplicaties
• Het aanbieden van reclame- en communicatiediensten, met inbegrip van online en sociale netwerkproviders
• Het voorbereiden van rapporten en statistieken, afdrukken van documenten en ontwerpen van producten of diensten
• De commercialisering van haar activiteiten, de organisatie van evenementen en het beheer van klantencommunicatie

IMMOTRAP dient uw gegevens ook over te maken aan online en sociale netwerkproviders, die IMMOTRAP gebruikt voor het aanbieden van reclamediensten

Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van gerechtelijke procedures aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.

In de hiervoor genoemde gevallen zorgt IMMOTRAP ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. IMMOTRAP zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van IMMOTRAP en zijn gegevensbeschermingsbeleid.

IMMOTRAP bewaart uw persoonsgegevens binnen de EER. Er worden dan ook geen gegevens overgebracht naar landen buiten de EER.

IMMOTRAP zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.

Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van IMMOTRAP, evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, bijvoorbeeld:

• 10 jaar in het kader van de antiwitwaswetgeving
• 10 jaar in het kader van de contractuele aansprakelijkheid van IMMOTRAP
• 7 jaar voor de boekhouding en verantwoordigingstukken van de verenigingen van mede-eigenaars naar aanleiding van het uitoefenen van de taak van syndicus

Buiten deze perioden worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

IMMOTRAP hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging

IMMOTRAP neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.

In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van IMMOTRAP gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal IMMOTRAP onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediëren maatregelen. Indien nodig, zal IMMOTRAP u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:

• Een recht op inzage van uw persoonsgegevens bij IMMOTRAP. Dit betekent dat u IMMOTRAP kan vragen of zij uw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt, en aan wie zij worden meegedeeld.
• Een recht van verbetering als u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.
• Een recht op beperking indien u bvb. de juistheid van uw persoonsgegevens betwist en dit gedurende een periode die IMMOTRAP toelaat om dit te controleren
• Een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Wanneer uw contract met IMMOTRAP een einde genomen heeft, kan u IMMOTRAP vragen om uw persoonsgegevens te wissen indien dit niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens werden verzameld. U heeft eveneens de mogelijkheid om ten allen tijde de wissing te vragen van persoonsgegevens die door IMMOTRAP op basis van uw toestemming worden verwerkt (tenzij IMMOTRAP een andere rechtsgrond heeft voor de verwerking) of op basis van het gerechtvaardigd belang van IMMOTRAP (tenzij er prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking). IMMOTRAP kan in ieder geval deze persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader van rechtsvorderingen zou vereist zijn.
• Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die uzelf aan IMMOTRAP heeft verstrekt indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen. Onder dit recht kan u IMMOTRAP vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor IMMOTRAP.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor de doeleinden die zijn vermeld in artikel IV.3 en IV.4. In het geval van IV.3 kan IMMOTRAP evenwel de persoonsgegevens blijven verwerken indien er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of gronden zijn die verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per post te versturen, dat gedateerd is, ondertekend en met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten naar IMMOTRAP per e-mail naar immotrap@isyndix.be of door het contactformulier op de website te bezoeken op https://immotrap.isyndix.com

In IV.5 werd uw toestemming gevraagd om uw elektronische contactgegevens te verwerken en te gebruiken om commerciële informatie, reclame of persoonlijke voorstellen naar u te sturen (via direct marketingacties of elektronische nieuwsbrieven). Dit geldt met name voor communicatie naar uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing en u te verzetten tegen de toekomstige ontvangst van dergelijke reclame.

U kan ons dit op de volgende wijzen kenbaar maken:

• Door het versturen van een e-mail met een kopie van uw identiteitskaart naar immotrap@isyndix.be
• Door het versturen van een brief per post met een kopie van uw identiteitskaart naar IMMOTRAP, Tervuursevest 23/0001, 30001 Heverlee
• Door op de link “uitschrijven” (“unsubscribe”) te klikken onderaan een e-mail of elektronische nieuwsbrief die door IMMOTRAP is verzonden.
• Door een verzoek te richten via de contactpagina op onze website

De uitoefening van het recht van verzet kan evenwel IMMOTRAP niet tegenhouden om u te contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van een wettelijke verplichting of de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze verklaring.

Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u ons contacteren als volgt:

• Per post : IMMOTRAP, Tervuursevest 23/0001, 30001 Heverlee
• Per e-mail : immotrap@isyndix.be
• Telefonisch : +32 16 27 04 51

Via het contactformulier op onze website : https://immotrap.isyndix.com

U kunt ook een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, per post te Drukpersstraat 15, 1000 Brussel, of per e-mail op commission@privacycommission.be, of telefonisch op +32 2 274 48 00.